Apakah definisi dari pembukuan akuntansi ???

Pembukuan Akuntansi adalah proses pancatatan setiap transaksi keuangan, yang biasanya dilakukan dalam jangka waktu tertentu. Bisa dilakukan dengan cara sederhana, yaitu dengan buku-buku Bank dan buku Kas, tetapi bisa dengan cara modern yaitu dengan program komputer, bisa dengan program worksheet atau dengan program khusus Akuntansi.

Transaksi keuangan itu sendiri ada bermacam-macam, dikelompokkan 2 kelompok besar, yaitu AKTIVA dan PASIVA, yang kemudian dirinci lagi dalam banyak keperluan (tujuan) yang biasa disebut sebagai REKENING: Modal, Asset, Hutang, Piutang, Bank, Kas, Hasil (Income), Biaya dan banyak lagi.

Pembukuan atau pencatatan transaksi keuangan diperlukan untuk mengetahui besaran-besaran rekening pada satu masa (interval) tertentu, misal saja bulanan, triwulan, kwartal dan tahunan.

Pada sistem pembukuan manual, sulit sekali untuk bisa mengetahui setiap posisi (besaran) setiap rekening pada setiap waktu tertentu, misal ingin mengetahui berapa besaran piutang seorang karyawan, sementara dia ingin minta pinjaman lagi. Lain halnya dengan sistem pembukuan modern, hal ini bisa dengan segera dilakukan bahkan dengan hanya memilih menu tertentu, maka keluarlah besaran apapun yang diinginkan.

Untuk mendapatkan satu gambaran pembukuan yang lebih terperinci, perlu dibuatkan rekening-rekening sub (anak rekening) atau rekening rincian yang lebih jauh, misal pada Piutang, akan dibuatkan sub-rekening: Piutang Karyawan yang kemudian dirinci lebih lanjut menjadi Piutang Karyawan Achmad, Piutang Karyawan Bobby, Piutang Karyawan Cici dst.

Pada kedua sistem itu, baik manual maupun modern, biasanya pada setiap bulan sekali dilakukan proses POSTING (pemindahan nilai) dari satu rekening yang paling rinci (misal Piutang Karyawan Achmad, P K Bobby dan P K Cici) ke rekening sub-total Piutang Karyawan, yang kemudian di posting ke total Piutang selanjutnya di posting ke Aktiva. Proses ini memberikan satu hasil yang biasa disebut sebagai GENERAL LEDGER. Dari General Ledger ini seorang pimpinan perusahaan dapat melihat setiap rekening, baik rincian, sub-total, maupun total dari kelompok rekening dengan mudah).

Dari General Ledger itulah kemudian dapat dibuatkan beberapa laporan yang lain, seperti Neraca, Rugi-Laba, dan berbagai laporan lain yang dibutuhkan.

Pembukuan akuntansi secara umum adalah untuk mengetahui besaran-besaran kegiatan keuangan suatu perusahaan, ini diwakili oleh laporan General Ledger, Neraca, Rugi-Laba yang dibuat per bulan sekali. Secara khusus pembukuan akuntansi ini bisa digunakan untuk mengetahui besaran suatu rekening yang aktuel saat itu, misal berapa nilai simpanan di Bank A, berapakah Piutang dagang yang jatuh tempo di bulan itu yang bisa ditagih di tanggal yang telah dijanjikan. Tentu saja dengan sistem pembukuan manual hal ini sulit diperoleh. Lain halnya dengan sistem modern, hal-hal itu dapat muncul di layar komputer si operator dengan otomatis. Dengan pembukuan yang akurat, maka perusahaan dapat menentukan apa yang akan dibeli, kapan, berapa banyak berdasarkan kedua rekening tersebut, berapa nilai simpanan di Bank dan berapa kemungkinan pembayaran dari pelanggan pada suatu saat, dikurangi berapa hutang yang harus dibayar pada minggu/bulan tersebut.
Contoh lain: mengetahui berapa nilai pinjaman seorang karyawan, berapa bulan cicilan tersisa.

Pembukuan manual, baik dengan buku-buku Kas atau Bank dan juga dengan worksheet (setengah modern tapi setengah manual, karena operator harus membantu komputer) mengharuskan si operator melakukan proses-proses perhitungan untuk berbagai rekening secara manual, seperti menghitung berapa bulan piutang si Achmad, berapa cicilan per bulan, berapa sisa piutang (pinjaman), menghitung besaran-besaran depresiasi setiap asset (bayangkan kalau perusahaan memiliki ratusan asset yang harus dihitung besaran depresiasi bulanannya atau ribuan!) dan yang paling merepotkan adalah melakukan penghitungan pajak karena ada beberapa jenis pajak yang harus direkapitulasi setiap bulan, dari pajak penghasilan, pajak pertambahan nilai, dll . . . dst.

Dengan pembukuan modern menggunakan sistem akuntansi yang baik, departemen akuntansi tidak harus melakukan penghitungan berbagai rekening seperti contoh diatas secara manual, tetapi dapat dilakukan secara cepat. Misal saja: memilih menu menghitung depresiasi bulanan, maka sistem akan dengan segera menyelesaikan berbagai type perhitungan depresiasi itu untuk ratusan bahkan ribuan asset.

Pembukuan yang lebih rumit diperlukan untuk perusahaan yang berskala internasional, karena pembukuan itu bisa dalam rupiah dan dalam beberapa valuta asing sekaligus. Lebih rumit lagi, kalau perusahaan itu memiliki banyak anak perusahaan, banyak cabang, banyak divisi, maka pembukuan modern harus digunakan, untuk mencatat pergerakan keuangan antar cabang, antar divisi, antar anak perusahaan sampai antar perusahaan (untuk suatu GRUP PERUSAHAAN).